17 Ocak 2012
Gelişen teknoloji birçok noktada etkisini göstermeye devam ediyor. Kolay ulaşım, iş verimliliğinin artması, bilgi paylaşımı gibi maddeler bunlardan sadece birkaçı.
Daha önceki yazılarımda sürekli vurguladığım bir konu vardı. Teknolojiyi yararlı yerlerde, zararlarına maruz kalmadan kullanmak. Bu yazımda yine teknolojinin yararlarından birisini sizlerle paylaşmaya gayret edeceğim.
Genel olarak “Sanal Ofis” veya “Home Office” diye adlandırılan sistemle şirketinizin çağa ayak uydurmasını sağlayabilirsiniz. Birçok büyük firma bu oluşumu gözden geçirip inceliyor; birçoğu ise çoktan devreye soktu bile. Bu uygulamayı devreye sokan ve uygulamanın faydalarını görmekte gecikmeyen Siemens Tıp Tekniği Bölümü bu işin başını çekmekte.
Siemens Tıp Tekniği Bölümü, uzun süren çalışmalar sonucunda, “Sanal Ofis” uygulamasına geçti ve bu sistemi uzun zamandan beri kullanmakta. İnternette yaptığım aramalar neticesinde gözüme ilişen en geniş çaplı operasyon bu olduğu için anlatmadan geçemedim. Dediğimiz gibi Siemens Tıp çalışanları ofise gelme ihtiyacı hissetmeden, istedikleri yerden çalışmalarını rahatlıkla sürdürebilmekte. Yapılan açıklama ise çok dikkat çekici. Siemens Tıp Tekniği Bölümü yetkilileri bu uygulama ile yüzde 60 tasarruf sağladıklarını belirtiyor.
İsterseniz uygulamanın biraz da devreye sokulma amacına bakalım. Siemens Tıp Tekniği Bölümü, klasik iş modeline bağlı kalmadan, her çalışanın bilgiye en güncel hali ile 24 saat, 365 gün dünyanın her yerinden ulaşabilen bir ofis ortamı düşünerek yola çıkılmış. Bu vizyonla yola çıkılıp, uzun soluklu bir çalışma sonuncunda istenen hedefe ulaşılmış. Yukarıda da belirttiğim gibi bu sistem sayesinde yüzde 60 oranında da tasarruf sağlanmış.
Yüzde 60 oranındaki bu tasarrufun haricinde diğer alanlarda da birçok faydalar sağlanmış. Ekonomik anlamda olduğu kadar, çevreye olan faydası da gözardı edilmemelidir. Mesela sanal ofis uygulamasına geçilmesiyle birlikte 3,5 ton kadar kağıt yeniden değerlendirmeye gönderilmiş. Ofis alanları ise toplamda 1.250 metrekareyken, 750 metrekareye kadar inmiş.
Detaylı olarak incelendiğinde faydalarını saymakla bitiremeyeceğimiz bu uygulama, yukarıda da bahsettiğimiz gibi uzun zamandan beri Siemens tarafından kullanılmakta.
Gelelim bu uygulamayı bırakın kullanmayı, uzağından bile geçmeyenlere. Tasarruf için eleman çıkartan, şirketlerinin yatırımlarını daraltan, harcamaları kısalım derken müşterilerini kaçıran ve daha niceleri. Bizler hala binanın dışını ve içini süslemekle uğraşıyoruz. Bu da yetmiyor bu alandaki eğilimleri takip etmekten de geri kalmıyoruz. Daha sonra da tasarruf adı altında bir sürü yapılmaması gereken adımlar atıyoruz.
Bu şekilde konuşurken elbette bunlar olmasın demiyoruz. Bunlar illaki olacak ve olması da gerekiyor. Çünkü bir firmanın imajı her zaman önemlidir. Bu da dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesidir. Bizim bahsettiğimiz nokta bu işin tadında ve israfa kaçılmadan yapılması. Ayrıca yapılacak işin işlevselliğinin arttırılmasını da unutmamak lazım.
Sanal ofis mantığıyla çalışmaya başlandığı zaman ortaya çıkacak olan, elektrik, su, ısınma, kırtasiye, ulaşım ve yemek gibi kalemlerden sağlanacak tasarrufu ise siz düşünün artık. Özellikle bütün dünyanın ekonomik anlamda inim inim inlediği bir dönemde.
Bu işin ayrı bir tarafı da çalışanlar faktörü. Bu sistem bütün güzelliğinin yanında, çok istismar edilecek bir konu. İş takibinin ve bu sistemin raporlamasının tam anlamıyla yapılması gerekmektedir.
Tabi bunu yaparken insanları sıkmadan, ürkütmeden ve çalışma performansını düşürmeden yapmak gerekir. Bu sebeple, bu alanda çalıştırabileceğiniz insanlar daima seçme olmalıdır. Bu konuda güvenebileceğiniz ve gerçekten işinin aşığı olan insanları kullanmanız gerekmektedir.
Önemli olan bir konuyu atlamadan yazıyı sonlandırmayalım. Sanal ofiste çalıştıracağınız ekiplerin belirlenme işi, bu uygulamanın odak noktası. Gerçekten şirket ortamında kalmasına gerek olmayan personeli iyi belirleyerek yola çıkmak lazım.
Bol kazançlı ve güven dolu günler dileğiyle…